Hebt u toestemming nodig voor marketing e-mails naar prospecten en ex-klanten?

Kunt u, in uw hoedanigheid van agent, commerciële mails versturen naar prospecten? Of naar een ex-klant? En wat wordt er precies bedoeld met een marketing e-mail? De antwoorden ontdekt u in dit artikel.

Marketing e-mail, waarover gaat het?

Een “Marketing e-mail” is elke e-mail die als doel heeft om producten of diensten, alsmede merken of ideeën, te promoten. Denk bijvoorbeeld aan: aankondiging van nieuwe verzekeringsproducten, aanbieden van kortingen, uitnodiging voor een evenement...

Zijn dus géén marketing e-mails: e-mails over onze nieuwe algemene voorwaarden, of een tevredenheidsenquête. Op voorwaarde natuurlijk dat de contactname uitsluitend voor dat doel gebeurt. 

Hoofdregel: Toestemming (opt-in)

Om marketing e-mails te mogen versturen, is steeds de voorafgaande toestemming (opt-in) van de ontvanger nodig. 
Deze opt-in vereist een positieve en specifieke actie van de ontvanger.

Ondanks de opt-in moet de ontvanger steeds de mogelijkheid hebben om zich op eerste verzoek en kosteloos te verzetten tegen het ontvangen van berichten (opt-out). Het is belangrijk dat u deze opt-out dus in elke marketing e-mail op een duidelijke manier voorziet!

Te doen:  

• Vraag steeds de opt-in vooraleer een marketing e-mail te sturen naar een prospect.
• Voorzie in een actieve handeling om deze opt-in te doen bv. via het aanklikken van een aankruisvakje.
• Voorzie in elke marketing e-mail een mogelijkheid tot opt-out bv. via een unsubscribe link.

Niet te doen:

• Opt-in vakje dat automatisch staat aangevinkt.
• Voorafgaandelijk een e-mail versturen naar de betrokkene om opt-in te verkrijgen.
• Je maakt het de betrokkene uitermate moeilijk om zijn opt-out kenbaar te maken, bv. via het doorsturen naar verschillende pagina’s alvorens opt-out te kunnen doen.

Uitzondering: bestaande en ex-klanten

Voor het versturen van commerciële e-mail aan bestaande klanten is, onder bepaalde voorwaarden, de opt-in niet vereist:

• Het moet gaan om een persoon met wie P&V een contractuele relatie heeft of recentelijk heeft gehad. Ook ex-klanten vallen dus onder deze noemer op voorwaarde dat het einde van het contract niet te ver ligt.
• U heeft het e-mailadres rechtstreeks van de klant ontvangen (bv. op het ogenblik van de onderschrijving). Het mag dus niet gaan om aangekochte e-mailadressen of adressen verkregen via een externe leverancier.
• Het mailadres moet verkregen zijn in het kader van de verkoop van een verzekeringsproduct.
• Het bericht moet gaan over de producten van P&V. 

Conclusie

• Breng steeds uw District Manager op de hoogte alvorens commerciële mails te versturen, dus ook in geval van e-mail marketing naar uw prospecten en ex-klanten.
• Prospecten die je per e-mail aanschrijft, moeten steeds voorafgaand hun toestemming (opt-in) hebben gegeven. Je moet hen ook telkens de mogelijkheid geven om zich op een eenvoudige manier uit te schrijven (opt-out).
• Voor de ex-klanten is geen opt-in vereist op voorwaarde dat het einde van de relatie recentelijk is. Voorzie wel altijd de mogelijkheid om uit te schrijven.
• Aandachtspunt: dezelfde aandachtspunten gelden voor elke andere elektronische commerciële berichtgeving (SMS, chats, voicemail berichten, videotelefonie, MMS-berichten of directe berichten via sociale media of gelijkaardige berichten die elektronisch worden opgeslagen).