Belangenconflicten: een zaak van iedereen !

Het is belangrijk om altijd loyaal, billijk en professioneel te handelen in het belang van onze klanten. Dit houdt onder meer ook in dat de regels inzake belangenconflicten moeten worden gerespecteerd.

De gedragsregels in verband met belangenconflicten gelden voor alle verzekeringsdistributeurs, inclusief de verzekeringstussenpersonen.

Ook u moet dus, op uw niveau, deze regels toepassen. Als agent kunt u natuurlijk rekenen op de begeleiding en bijstand van de Groep P&V, maar u blijft wel zelf eindverantwoordelijk voor de naleving van de regels!

Hieronder een korte opfrissing van de wettelijke regels zodat u in staat bent om een belangenconflict te identificeren, te vermijden en op gepaste wijze te reageren wanneer zich een belangenconflict voordoet.

Wat zijn de wettelijke verplichtingen ?

1. Opsporen van belangenconflicten
2. Beheren van belangenconflicten
3. Organisatorische en administratieve maatregelen treffen om te voorkomen dat de belangen van de klant worden geschaad
4. Een register bijhouden van de belangenconflicten die zich hebben voorgedaan
5. Niet-beheersbare belangenconflicten meedelen aan de klant

Deze regels werden door de Groep P&V geconcretiseerd in een kaderbeleid inzake belangenconflicten dat eveneens van toepassing is op u als agent, uw subagenten en uw medewerkers. Dit beleid is beschikbaar op Tango (Juridische informatie) en wordt ieder jaar herzien. In geval van belangrijke wijzigingen, zullen wij u hierover informeren via de ZAP.  

Wat is een belangenconflict ?

Eén van de wettelijke verplichtingen is het opsporen van potentiële belangenconflicten en het bijhouden van een inventaris ervan. Het is dus van belang dat u weet wat een belangenconflict is.

Een belangenconflict is een situatie waarin een persoon of entiteit wordt verondersteld op een manier te handelen maar wordt aangemoedigd om op een andere manier te handelen, met een (materieel) risico op schade aan de belangen van andere personen of entiteiten waarmee de betrokken persoon of entiteit een fiduciaire verplichting heeft.

In het kader uw activiteit als verzekeringsagent gaat het dus om een situatie dat zich voordoet tijdens het uitvoeren van verzekeringsdistributieactiviteiten die een risico meebrengen van schade aan de belangen van de potentiële klant.

De volgende 3 situaties kunnen leiden tot een belangenconflict:

• een financieel voordeel behalen of een financieel verlies vermijden ten nadele van de klant;
• een financiële of andere prikkel hebben om het belang van een andere klant of groep klanten te bevoordelen boven het belang van de klant;
• substantieel betrokken zijn bij het beheer of de ontwikkeling van verzekeringsgebaseerde beleggingsproducten, met name als men invloed heeft op de prijsbepaling van die producten of de distributiekosten ervan.

Enkele voorbeelden van situaties die aanleiding kunnen geven tot potentiële belangenconflicten:

• Tegelijkertijd actief zijn als verzekeringsagent en immobiliënagent of het cumuleren van de functie van agent en bestuurder in een onderneming
• Medewerkers belonen met een variabele vergoeding die meer dan 50% uitmaakt van de totale vergoeding en wordt bepaald door moeilijk haalbare verkoopsdoelen met focus op specifieke producten
• Beheer van een verkeersongeval met twee verzekerden binnen hetzelfde agentschap
• Verderzetten van het beheer van de dossiers van twee getrouwde klanten die uit mekaar gaan
• De echtgenoot van de agent is een dienstverlener (bv autohersteller, ondernemer, …) en de agent vraagt aan zijn echtgenoot om tussen te komen in de herstelling van het schadegeval

Hoe te voorkomen en beheren ?

Het is ook belangrijk om correct te reageren in geval van een belangenconflict. Want het voorkomen dat de belangen van de klant worden geschaad via het treffen van organisatorische en administratieve regelingen en beheersmaatregelen, is een wettelijke verplichting.

Ontdek via onderstaande voorbeelden welke concrete beheersmaatregelen (niet-limitatieve lijst) door de Groep P&V werden genomen om belangenconflicten te voorkomen, op uw niveau:   

• Een klant komt naar het kantoor met een bedankkaart samen met 50 euro voor de behandeling van zijn dossier.  
  Hoe reageren? De regels inzake ‘Geschenken en voordelen’ moeten worden toegepast. De agent moet het geschenk weigeren en moet dit onmiddellijk melden aan de Compliance correspondent.
  Binnen de Groep P&V geldt er een verbod om geschenken en voordelen te ontvangen, tenzij in het kader van professioneel gebruik of bijzondere omstandigheid én de drempel van 200 euro per jaar niet wordt bereikt. (Opgelet: geschenken in contant geld mogen nooit worden aanvaard!)

• De agent onderschrijft een dossier van een naaste vriend/familielid (2e graad). 
  Hoe reageren? De instructienota ‘Persoonlijke polissen van de tussenpersoon en zijn familie’ (zie Tango, Juridische informatie) moet worden gerespecteerd.
• Een P&V agent wenst een interne wedstrijd te lanceren waarbij bepaalde producten in de kijker worden gezet. 
  Hoe reageren? De regels inzake ‘Wedstrijden’ zijn te volgen. (Zie Tango, Juridische informatie)

Wie te contacteren ?

Indien er zich effectief een belangenconflict voordoet, moet dit zo snel mogelijk gemeld worden aan de District Manager die nadien de Compliance correspondent van de Groep P&V dient te verwittigen.

Het is ook een wettelijke verplichting om een register bij te houden van de reële belangenconflicten. De Compliance afdeling van de Groep P&V houdt hiertoe een geactualiseerde lijst bij die ook de belangenconflicten op uw niveau omvat.

De Compliance afdeling van P&V onderzoekt of bijkomende maatregelen nodig zijn. Als wordt vastgesteld dat het belangenconflict niet voldoende of niet via bijkomende maatregelen kan worden beheerd, zal de Groep P&V de betrokken klant hierover informeren.

Te onthouden !

• Als agent P&V bent u eindverantwoordelijke voor de naleving van de regels inzake belangenconflicten. U kan echter rekenen op de bijstand van de Groep P&V.
• Aangezien iedere medewerker een sleutelrol speelt in dit proces, is het belangrijk iedereen voldoende te sensibiliseren in dit thema.
• Als jullie een (potentieel) belangenconflict opsporen, verwittig dan de Compliance correspondent bij de Groep P&V (Ellen Rooms).

Nood aan een overzicht ?

Bekijk zeker dan nog eens bijgevoegde slides.