Que faut-il mentionner dans votre signature d’e-mail ?

Pourquoi une signature d’e-mail ?   

Si vous souhaitez contacter un client ou un prospect, l’e-mail est désormais incontournable. Un e-mail comporte toujours une signature. Mais dans quel but ?

Premièrement, pour indiquer qui vous êtes, comment le client peut vous trouver, à quel numéro il peut vous appeler... et à des fins de crédibilité.

Deuxièmement, cette signature répond à l’obligation imposée par la législation des assurances de renvoyer à certaines informations dans un e-mail.   

Que faut-il mentionner dans votre signature d’e-mail ?

Comme indiqué ci-dessus, la loi impose des critères que votre signature d’e-mail ou celle de vos collaborateurs doit respecter. Voici un récapitulatif des informations légales minimales à renseigner :

• nom de la personne/du collaborateur 
• fonction exercée par la personne concernée   
• nom de l’agence (dénomination + forme juridique s’il s’agit d’une personne morale)  
• renvoi au statut d’agent lié ou de sous-agent de P&V et, pour un sous-agent, nom et prénom de l’Agent pour lequel vous agissez 
• adresse de l’agence
• numéro de téléphone et/ou GSM de votre agence ou de votre collaborateur 
• adresse e-mail de votre collaborateur/agence
• numéro BCE de votre agence + mention ‘FSMA’ 
• renvoi au site web (page de détail PV.be ou votre propre site web)

Le contrat d’agent indépendant vous oblige en outre à renvoyer au logo de P&V.

Vous pouvez également renvoyer au logo d’Arces, de DKV et/ou de Dela si vous le souhaitez, mais uniquement si vous disposez de l’autorisation contractuelle de distribuer les produits concernés. De plus, des accords ont été conclus avec ces partenaires pour l’utilisation de leur logo et des templates ont été établis. Les templates propres à la signature d’e-mail ont été adaptés pour cette raison. 

Exemples de descriptions de fonction

Voici plusieurs exemples de fonctions auxquelles vous ou vos collaborateurs pouvez renvoyer dans une signature d’e-mail :

Vous exercez la fonction de ... ?                           Renvoyez par exemple à ….

• PCP ou RD                                                  Customer Officer, Technico Commercial
• PCP en formation                                       Customer Officer, Technico Commercial
• agent P&V                                                  Agent P&V Assurances
• sous-agent P&V                                         Sous-agent P&V Assurances
• sous-agent P&V en formation                   Sous-agent P&V Assurances
• back-office                                                 Employé administratif
• stagiaire, étudiant jobiste                           Employé administratif

Attention : les collaborateurs du back-office, stagiaires, étudiants jobistes et intérimaires peuvent envoyer un e-mail en leur propre nom à condition de ne pas exercer d’activité de distribution d’assurances/d’intermédiation de crédit par ce biais. S’ils se livrent, ce faisant, à des activités de distribution d’assurances ou d’intermédiation de crédit, ils doivent s’inscrire en tant que PCP (pour en savoir plus sur les PCP, voir TANGO ‘Info juridique’ – PCP - aperçu)  

Où trouver les templates pour votre signature d’e-mail ?

Les nouveaux templates sont disponibles dans le Comshop > Média > E-Signature.

Des templates sont disponibles tant pour les agents que pour les sous-agents.