Les notes internes : où les trouver et quelles sont vos obligations ?

En tant qu’agent, vous assumez une responsabilité importante : respecter les obligations légales et internes en matière de conformité, qui visent à garantir la transparence, l’intégrité et la protection des clients.
Celles-ci sont reprises dans les notes internes, dont la consultation est une partie essentielle de votre pratique.
Nous aborderons dans cet article l’utilité de chaque document.

Politique d’intégrité

Le Groupe P&V est un groupe coopératif dont les valeurs sont l’honnêteté, la transparence et la responsabilité sociale. Il est attendu de nos intermédiaires en assurance qu’ils respectent ces valeurs dans l’exercice de leurs activités et qu’ils se mettent au service du client de manière professionnelle, équitable et loyale. Cette politique s’applique aux agents, à leurs sous-agents ainsi qu’à leurs collaborateurs et est reprise dans ce document : Politique d'intégrité.

Note de procédure pour le traitement des plaintes

Cette note est un document interne contenant les procédures destinées au réseau des agents liés de P&V Assurances. Ces procédures ont été élaborées afin de traiter correctement les plaintes relatives aux contrats d’assurance et/ou aux services d’assurance fournis au plaignant et sont reprises dans ce document : Politique de gestion des plaintes.

La Charte digitale 

Vous communiquez de plus en plus via des canaux numériques tels que votre site web, LinkedIn, une page Facebook et/ou Instagram, un profil Google Business, ou même par des échanges avec vos clients et/ou prospects via des applications comme WhatsApp ou Messenger. Cela renforce la présence digitale de votre agence ainsi que celle de la marque P&V, et nous souhaitons vous aider à naviguer dans cet environnement.
Par ailleurs, les autorités de contrôle telles que la FSMA et/ou le SPF Économie effectuent de plus en plus de vérifications afin de s’assurer que vos canaux mentionnent bien les informations légales obligatoires et que vous respectez vos obligations légales en général.
L’objectif de cette charte digitale est donc de vous accompagner et de vous rappeler vos obligations concernant l’utilisation de la marque P&V ainsi que les recommandations à suivre pour une bonne représentation de votre agence et de notre marque sur le web.

Règles pour les campagnes publicitaires, de notoriété et les concours organisés par un agent
Il existe une différence entre une campagne publicitaire, une campagne de notoriété et un concours organisé par un conseiller P&V, mais dans tous les cas, certaines règles doivent être respectées. Consultez ce document pour plus d’informations. 
Vous souhaitez promouvoir un produit d’assurance spécifique ? Dans ce cas, utilisez uniquement le modèle que P&V met à votre disposition pour une campagne publicitaire : Formulaire création et utilisation de droit d'image. 
En cas de question, vous pouvez contacter le Comité Publicité : validation.publicity@pvgroup.be.

Conflits d’intérêts
Notre Politique cadre en matière de conflits d'intérêts établit un cadre clair pour l’identification et la gestion des conflits d’intérêts.
Ce cadre doit permettre à chaque département et à chaque personne concernée au sein du Groupe P&V d’identifier, d’éviter et de réagir (gérer) de manière uniforme lorsqu’un conflit d’intérêts survient.
Il existe une note d’instruction destinée aux agents afin de rappeler qu’il est interdit de gérer leurs propres assurances vie ou non-vie, car constitue un conflit d’intérêts. Un agent ne peut pas être son propre agent.

Une question ?

N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse juritech@pvgroup.be. Nous nous ferons un plaisir de vous répondre. 

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