Le registre UBO, essentiel dans votre pratique

À une époque où la transparence et l’intégrité sont au cœur du secteur financier, le registre UBO (Ultimate Beneficial Owner) est devenu un outil essentiel dans votre pratique. En effet, le respect des obligations UBO n’est pas seulement un devoir légal, mais aussi un signe de confiance professionnelle.

Qu’est-ce qu’un UBO ?

Le registre UBO est une base de données dans laquelle sont enregistrés les bénéficiaires effectifs des sociétés et autres entités juridiques. Un UBO est une personne physique qui :

Possède plus de 25 % des actions ou des droits de vote.
Exerce d’une autre manière un contrôle sur l’entité.
Fait partie de la haute direction (si aucun autre UBO ne peut être identifié).

En quoi est-ce si important pour vous ?

Une obligation légale

Depuis 2018, les sociétés sont tenues d’enregistrer leurs bénéficiaires effectifs dans les 30 jours suivant leur création et de confirmer ces informations chaque année.

Les agents d’assurances sont tenus de :

Détenir des informations appropriées, exactes et à jour sur leur(s) bénéficiaire(s) effectif(s), y compris des précisions sur la nature et l’ampleur de l’intérêt effectif ;
Informer le registre UBO de ces informations (toute modification doit également être enregistrée dans le mois).

Cette obligation renforce la transparence et la crédibilité de l’entité auprès de ses partenaires. Elle contribue également à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Une obligation contractuelle

Respect de la réglementation en matière de prévention du blanchiment d’argent, du financement du terrorisme, de la limitation de l’utilisation des espèces et des directives de la société à cet égard.
Mise à jour du dossier d’inscription auprès de la FSMA : l’obligation de tenir à jour les données dans le registre UBO sera intégrée dans le document Fit & Proper.

Risques en cas de non-respect

Amendes administratives : la FSMA peut imposer une amende administrative pouvant aller jusqu’à 2.500.000 EUR.
Radiation : l’entreprise peut être radiée de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Si une entreprise est radiée de la BCE, cela peut entraîner sa radiation auprès de la FSMA, car la FSMA exige une inscription valide à la BCE.
Atteinte à la réputation : publication nominative sur le site officiel de la FSMA.

Les conseils de votre coach Juritech

Vérifiez régulièrement que les données UBO de votre société sont toujours à jour.
Documentez clairement la structure de propriété (registre des actionnaires, statuts, etc.).
Un registre électronique est disponible sur eStox, une plateforme en ligne qui facilite le respect des obligations UBO en simplifiant le processus d’enregistrement et la confirmation annuelle. Si vous souhaitez plus d’informations à ce sujet, consultez votre comptable.
Vous pouvez consulter le registre UBO via Registre UBO | Compliance | SPF Finances.