Les conflits d’intérêts, c’est l’affaire de tous !

C’est important d’agir toujours de manière loyale, équitable et professionnelle, dans l’intérêt de nos clients. Et cela implique notamment le respect de règles en matière de conflits d’intérêts.

Les règles déontologiques relatives aux conflits d’intérêts s’appliquent à tous les distributeurs d’assurances, en ce compris les intermédiaires d’assurances.

Vous devez donc également, à votre niveau, appliquer ces règles. En tant qu’agent, vous pouvez bien sûr compter sur l’accompagnement et l’assistance du Groupe P&V, mais vous restez personnellement responsable du respect des règles !

Vous trouverez ci-dessous un bref rappel des règles légales qui vous permettront d’identifier et d’éviter tout conflit d’intérêts, et de réagir de manière adéquate s’il s’en présente un.

Quelles sont les obligations légales ?

  1. Identifier les conflits d’intérêts
  2. Gérer les conflits d’intérêts
  3. Prendre des mesures organisationnelles et administratives pour empêcher que des conflits d’intérêts ne portent atteinte aux intérêts du client
  4. Tenir un registre des conflits d’intérêts qui se sont produits
  5. Communiquer au client les conflits d’intérêts ingérables

Ces règles ont été concrétisées par le Groupe P&V dans une politique cadre en matière de conflits d’intérêts qui s’applique également à vous en tant qu’agent, à vos sous-agents et à vos collaborateurs. Cette politique est disponible sur Tango (Informations juridiques) et est revue chaque année. En cas de modifications significatives, nous vous en informons via le ZAP. 

Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts ?

L’une des obligations légales consiste à identifier les conflits d’intérêts potentiels et à en tenir un inventaire. Il est donc important de savoir ce qu’est un conflit d’intérêts.

Un conflit d’intérêts est une situation dans laquelle une personne ou une entité est supposée agir d’une certaine manière mais est encouragée à agir d’une autre manière, ce qui entraîne un risque (matériel) d’atteinte aux intérêts d’autres personnes ou entités envers lesquelles la personne ou l’entité impliquée a une obligation fiduciaire.

Dans le cadre de votre activité d’agent d’assurances, il s’agit donc d’une situation qui se présente lors de l’exécution d’activités de distribution d’assurances, et qui entraîne un risque de préjudice pour les intérêts du client potentiel.

Les 3 situations suivantes peuvent donner lieu à un conflit d’intérêts :

  • réaliser un gain financier ou éviter une perte financière au détriment du client ;
  • inciter, financièrement ou d’une autre manière, à privilégier l’intérêt d’un autre client ou groupe de clients par rapport à celui du client ;
  • être fortement impliqué dans la gestion ou le développement de produits d’investissement fondés sur l’assurance, en particulier lorsqu’on a une influence sur la fixation du prix de ces produits ou sur leurs coûts de distribution.

Quelques exemples de situations pouvant donner lieu à des conflits d’intérêts potentiels :

  • Être simultanément actif en tant qu’agent d’assurances et agent immobilier, ou cumuler la fonction d’agent et d’administrateur dans une entreprise
  • Récompenser les collaborateurs par une rémunération variable qui représente plus de 50% de la rémunération totale, et qui est déterminée par des objectifs de vente difficilement réalisables en mettant l’accent sur des produits spécifiques
  • Gérer un accident de la circulation impliquant deux assurés dans la même agence
  • Poursuivre la gestion des dossiers de deux clients mariés qui se séparent
  • Le conjoint de l’agent est un prestataire de services (p. ex. carrossier, entrepreneur...) et l’agent demande à son conjoint d’intervenir dans la réparation du sinistre

Comment prévenir et gérer un conflit d’intérêts ?

Il est tout aussi essentiel de réagir correctement à un conflit d’intérêts. Car éviter, par le biais de dispositions organisationnelles et administratives et de mesures de gestion, de porter atteinte aux intérêts du client, est une obligation légale.

Par les exemples ci-dessous, découvrez les mesures de gestion concrètes (liste non exhaustive) déjà  prises par le Groupe P&V pour éviter les conflits d’intérêts, à votre niveau : 

  • Un client se présente à l’agence avec une carte de remerciement et 50 euros pour le traitement de son dossier. 
    Comment réagir ? Les règles en matière de « Cadeaux et avantages » doivent être appliquées. L’agent doit refuser le cadeau et le signaler immédiatement au correspondant Compliance.
    Au sein du Groupe P&V, il est interdit de recevoir des cadeaux et des avantages, sauf dans le cadre d’un usage professionnel ou d’une circonstance particulière et si le seuil de 200 euros par an n’est pas atteint. (Attention : les cadeaux en espèces ne peuvent jamais être acceptés !)
  • L’agent souscrit un dossier d’un ami/membre de la famille proche (2e degré). 
    Comment réagir ? La note d’instruction « Polices personnelles de l’intermédiaire et de sa famille » (voir Tango, Informations juridiques) doit être respectée.
  • Un agent P&V souhaite lancer un concours interne dans le cadre duquel certains produits sont mis en avant. 
    Comment réagir ? Les règles en matière de « Concours » doivent être suivies. (Voir Tango, Informations juridiques)

Qui contacter ?

Si un conflit d’intérêts se produit effectivement, il faut le signaler le plus rapidement possible au District Manager qui doit ensuite avertir le correspondant Compliance du Groupe P&V.

Tenir un registre des conflits d’intérêts effectifs constitue aussi une obligation légale. Le service Compliance du Groupe P&V tient une liste actualisée qui reprend également les conflits d’intérêts à votre niveau.

Le service Compliance de P&V examine si des mesures supplémentaires sont nécessaires. S’il est constaté que le conflit d’intérêts ne peut pas être géré de manière satisfaisante ou par le biais de mesures complémentaires, le Groupe P&V en informera le client concerné.

À retenir !

  • En tant qu’agent P&V, vous êtes personnellement responsable du respect des règles en matière de conflits d’intérêts. Vous pouvez toutefois compter sur l’assistance du Groupe P&V.
  • Comme chaque collaborateur joue un rôle clé dans ce processus, il est important de sensibiliser suffisamment chacun à ce thème.
  • Si vous détectez un conflit d’intérêts (potentiel), avertissez le correspondant Compliance du Groupe P&V (Ellen Rooms).

Besoin d’un récapitulatif ?

N’hésitez pas à consulter les slides ci-joints.

24 mars 2023