WhatsApp, Messenger of sms met uw klanten: mag dat?

Om de vertrouwelijkheid van onze klantgegevens te verzekeren, vragen we u om het gebruik van WhatsApp, Messenger of sms te beperken:

• Contacteert een klant u via één van deze kanalen? Schakel dan snel over naar een veilig kanaal (telefoon, e-mail van P&V, afspraak op kantoor) zodra u (pre)contractuele informatie uitwisselt. 
• Deel nooit gevoelige gegevens (rekeningnummer, rijksregisternummer, medische of financiële gegevens...) via deze kanalen. Verwijder gesprekken en bestanden nadat u ze heeft opgeslagen in de juiste tools (ClaimCenter, Connect 360, Office 365 P&V, SharePoint...).

Wat mag u niet doen via WhatsApp, Messenger of SMS

• Behoefteanalyse
• Advies over verzekeringsproducten
• Opvolging of inhoud van een klantendossier
• Communicatie over een schadegeval
• Delen van persoonlijke of vertrouwelijke gegevens.

Aangezien deze kanalen de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de informatie die u uitwisselt met klanten niet garanderen, gebruikt u best steeds de volgende communicatiemiddelen:

• Telefoon
• Professionele e-mail van P&V
• Vergaderingen (online of fysiek)
• Post.

Wat mag u wél doen via WhatsApp, Messenger of SMS 

• Afspraken maken of bevestigen
• Informele berichten versturen (felicitaties, uitnodigen voor evenementen...).

Algemene richtlijnen

• Gebruik geen publieke e-mailadressen (Gmail, Hotmail...) om met klanten te communiceren.
• Gebruik altijd het officiële e-mailadres van P&V.
• Gebruik voor het uitwisselen van documenten OneDrive (Microsoft 365) en vermijd applicaties van derden zoals WhatsApp, WeTransfer of Dropbox.

Deze informatie vindt u ook terug in ons Digitaal charter.

Dit artikel delen?