Verplichte e-facturatie voor ondernemingen vanaf 2026

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische ondernemingen met een actief btw-nummer gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun onderlinge transacties (verzenden én ontvangen van facturen). Een factuur in pdf versturen per e-mail of via een platform zal dan niet langer volstaan.

Alle details van en uitzonderingen op deze nieuwe regel kunt nalezen op de website van de federale overheid.

Wat met de betalingsberichten van verzekeringspremies?

Daar verandert in principe niets aan, omdat de wettelijk verplichte e-facturatie niet van toepassing is op verzekeringen. Alle betalingen van verzekeringspremies via domiciliëring of overschrijving blijven dus gewoon doorlopen.

Betalingsaanvragen voor de premies gericht aan de kmo’s die bij ons verzekerd zijn, vallen buiten de scope van de verplichte e-facturatie omdat het ook om verzekeringen gaat.

Dat neemt echter niet weg dat P&V, zoals de andere verzekeraars, op termijn ook gebruik zal maken van een facturatiepakket dat verbonden is met het Peppol-netwerk voor B2B, en dit om de verwerking en opvolging van haar facturen én die van haar klanten-ondernemers efficiënter te automatiseren. Dit zal evenwel nog niet het geval zijn op 1 januari 2026.

Enkele veelgestelde vragen over e-facturatie die uw klanten u de komende weken zouden kunnen stellen :

Wanneer is de facturatiesoftware van een onderneming geschikt?

Het verplichte gebruik van e-facturatie betekent dat de uitwisseling van facturen rechtstreeks tussen de softwarepakketten van beide ondernemingen moet kunnen gebeuren.

Daarom wordt aangeraden aan ondernemers om op tijd te checken of hun huidige facturatiesoftware wel geschikt is voor e-facturatie. Om hen hierbij te helpen, heeft de overheid een lijst met conforme softwarepakketten en een agenda met nuttige opleidingen over e-facturering opgesteld.

Investeren in een digitaal facturatiesysteem: levert dat een fiscaal voordeel op?

De federale overheid biedt inderdaad verschillende fiscale voordelen voor kmo’s om investeringen in digitale betalings- en facturatiesystemen te ondersteunen. Zo wordt de basisaftrek binnen de investeringsaftrek verdubbeld en kunnen ondernemers die kiezen voor een abonnementsformule voor hun e-facturatie een beroep doen op een kostenaftrek.

Voor meer informatie hierover kunnen ondernemers terecht bij hun boekhouder.

Wat als een zaak alleen met particuliere klanten werkt?

De verplichte e-facturatie geldt niet voor uitgaande facturen aan particuliere klanten, maar voor de binnenkomende gestructureerde e-facturen van leveranciers is het wél verplicht.

Dus ook als een ondernemer enkel particuliere klanten heeft, dan moet hij ervoor zorgen dat zijn softwarepakket voor facturatie tegen 1 januari 2026 is aangepast aan de nieuwe regelgeving.

Bronnen: FOD Beleid en Ondersteuning en VLAIO (Agentschap Innoveren & Ondernemen)