Het UBO-register: onmisbaar voor verzekeringagenten

Transparantie en integriteit zijn belangrijker dan ooit in de financiële sector. Daarom is het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner) een onmisbaar instrument geworden in uw dagelijkse activiteiten. Het correct naleven van de UBO-verplichtingen is niet alleen een wettelijke plicht, maar tevens een teken van professionalisme.

Wat is een UBO?

Het UBO-register is een centrale databank waarin de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen en andere juridische entiteiten worden geregistreerd. Een UBO is een natuurlijke persoon die:

Meer dan 25% van de aandelen of meer dan 25% stemrecht heeft;
Op een andere manier zeggenschap uitoefent over de entiteit;
Tot het hoger leidinggevend personeel behoort (als geen andere UBO kan worden geïdentificeerd).

Waarom is dit zo belangrijk voor u?

Wettelijke verplichting

Sinds 2018 zijn vennootschappen verplicht om hun uiteindelijke begunstigden binnen 30 dagen na hun oprichting te registreren en deze informatie jaarlijks te bevestigen.

Verzekeringsagenten zijn verplicht om:

Over passende, accurate en actuele informatie te beschikken over hun uiteindelijke begunstigde(n), met inbegrip van details over de aard en omvang van het uiteindelijke belang.
Het UBO-register van de voormelde informatie op de hoogte te brengen (alle wijzigingen moeten ook binnen de maand worden geregistreerd).

Deze verplichting versterkt de transparantie en geloofwaardigheid van de entiteit tegenover haar partners. Het draagt ook bij aan de bestrijding van witwassen en de financiering van terrorisme.

Contractuele verplichting

Naleving van de toepasselijke regelgeving inzake het voorkomen van witwassen van geld, de financiering van terrorisme, de beperking van het gebruik van contant geld en de richtlijnen van de maatschappij in dit verband.
Bijwerking van het inschrijvingsdossier bij de FSMA: de verplichting om de gegevens in het UBO-register bij te houden, zal worden opgenomen in het Fit & Proper-document.

Wat riskeert u als u deze verplichtingen niet naleeft?

Administratieve boetes: de FSMA kan een administratieve boete opleggen tot 2.500.000 euro.
Schrapping: u kunt uit de Kruispuntbank van ondernemingen (KBO) worden geschrapt. Als dat gebeurt, leidt dit mogelijk tot schrapping bij de FSMA omdat die een geldige inschrijving in de KBO vereist.
Reputatieschade: nominale bekendmaking op de officiële website van de FSMA.

Tips van uw Juritech-coach

Controleer regelmatig of de UBO-gegevens van uw vennootschap nog up-to-date zijn.
Documenteer duidelijk uw eigendomsstructuur (aandeelhoudersregister, statuten, enz.).
Er bestaat een digitaal register op eStox, een online platform dat u helpt om aan uw UBO-verplichtingen te voldoen door het registratieproces en de jaarlijkse bevestiging te vereenvoudigen. Voor meer informatie hierover kunt u terecht bij uw boekhouder.
U kunt het UBO-register raadplegen via UBO-register | Compliance | FOD Financiën.